Como diminuir custos de telefonia

Muito antes da internet, a telefonia já vinha sendo utilizada como o melhor meio de comunicação. Mesmo com o crescimento da internet e sua facilidade em permitir o contato entre pessoas e empresas, as ligações telefônicas ainda continuam fazendo parte da grande maioria das empresas existentes.

Seja para vender, captar novos leads, resolver problemas ou tirar dúvidas dos clientes, ou até mesmo para comunicação interna da empresa, as ligações telefônicas são um forte aliado no dia a dia dos negócios. 

Apesar de a telefonia ser uma solução necessária, os gastos com ela podem pesar nos gastos mensais, principalmente se for utilizada de forma indevida.

Soluções para reduzir os custos gastos com telefonia

Se você possui telefonia em sua empresa, é importante ficar atento a alguns pontos que podem ajudar a diminuir os gastos mensais com a rede telefônica. Confira abaixo!

Analise as contas e as condições contratuais

As contas chegam e o financeiro vai logo pagando antes do vencimento, essa é a realidade de muitas empresas. Mas, é de grande importância verificar os gastos com essas contas, se são gastos fixos ou se tem muita variação de mês a mês, se tem cobranças indevidas, entre vários outros fatores que precisam de atenção.

Verificar as condições contratuais também se faz necessário, todas as empresas de telefonia possuem contratos de vigência, que podem durar 1 ou mais anos. É importante verificar nas cláusulas do contrato se as taxas que estão sendo cobradas nas contas são as mesmas contratadas inicialmente.

Diversas empresas telefônicas alteram suas cláusulas e valores após o período de fim do contrato, podendo ter aumento nos valores gerais do contrato, por isso é importante ficar atento a essas informações, pois nem sempre o cliente é informado sobre tais alterações.

Oriente sua equipe

É importante verificar os dados das ligações realizadas pelos colaboradores, sejam as ligações para vendas, para resolução de problemas ou para processos internos. Através dessas informações, é possível verificar se determinados setores estão fazendo o uso da telefonia de forma indevida. 

Orientar os colaboradores a otimizarem o tempo utilizado em ligações telefônicas é o primeiro passo. Incentivar o uso de outros meios de comunicação para resolver questões, internas ou externas, também é uma ótima solução. 

Em alguns casos, implementar o uso de telefonia móvel, com ligações telefônicas através de rede de dados móveis ou wifi pode trazer resultados positivos. Reforçar o uso do e-mail para ocasiões que não demandam urgência também é uma ótima solução.

Aprimore os processos internos

Outra forma de diminuir os custos de telefonia é melhorando e aprimorando os processos internos da sua empresa. É possível integrar diversos processos e fluxos de trabalho através de análises a fim de encontrar soluções que facilitem o dia a dia.

Encontrando possíveis erros que setores ou equipes cometem e que consequentemente influenciam nos principais processos dentro da empresa. A solução desses contratempos pode agilizar e minimizar os gastos, tanto na telefonia, quanto em outros quesitos. 

Uma ótima solução para agilizar os processos internos é a utilização de ferramentas de integração de equipes, como, por exemplo, o slack, que é uma ferramenta que permite organizar e gerir equipes, trocar mensagens, enviar arquivos, realizar chamadas de áudio e vídeo, entre várias outras funções.

Atendimento eletrônicos 

A utilização de Unidades de Respostas Automáticas (URAs) é algo que cresce cada vez mais nas grandes empresas, sua utilização facilita a comunicação entre clientes e empresas. 

As URAs realizam uma triagem inicial na ligação, através de mensagens gravadas, e direcionam o cliente para um setor responsável, permitindo uma redução significativa no tempo das chamadas entre empresa e cliente. Nessas URAs os clientes também conseguem realizar o autoatendimento, como por exemplo solicitar 2ª via de fatura.

Utilize tecnologia VoIP

O VoIP (Voice Over Internet Protocol ou, em português, voz sobre protocolo de internet) é uma tecnologia que pode facilitar ainda mais a rotina dos colaboradores através da telefonia IP.

Diferente do sistema de telefonia comum, que necessitam de cabos e instalações físicas para captar e enviar a voz de forma analógica, a VoIP transmite esses dados apenas através da internet, sem uso de cabos e transmissores físicos.

As ligações são feitas gratuitamente entre sistemas VoIP. Um bastante popular é o skype, que permite realizar diversas ligações de áudio e vídeo de forma gratuita.

As principais vantagens da VoIP são:

• Realizar chamadas para qualquer outro local que também possua tecnologia VoIP; 
• Realizar chamadas em grupos; 
• Flexibilidade de serviço: por ser usado em qualquer lugar, basta ter internet;
• Possibilidade de escalar: pode expandir o plano sem precisar de novos equipamentos;
• Integração de sistemas: pode ser integrado com diversas soluções da sua empresa;
• Aumento de produtividade: Com ferramentas como gravação de chamadas; gerenciamento de filas; acompanhamento em tempo real; 
• Número de telefones personalizáveis;
• Redução de gastos.

Por ser um sistema com diversas vantagens, pode parecer ser complexo de adquirir, mas na real o sistema VoIP é fácil de ser instalado, basta ter um aparelho com conexão à internet. 

Conheça mais sobre o sistema VoIP oferecido pela Viax.

Contrate um serviço PABX Virtual

O PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou em português, Troca Automática de Ramais Privados) é um sistema que possibilita conexões telefônicas padronizadas em escritórios, funciona como uma central telefônica.

Ele surge como uma alternativa mais eficiente a telefonia padrão, integrando linhas e ramais, oferecendo mais praticidade no dia a dia das empresas.

O PABX Virtual utiliza tecnologia VoIP, já citada acima, e não precisa de equipamentos físicos, ela permite o uso de ramais em qualquer dispositivos com acesso à internet. Basta instalar os softwares em computadores, tablets ou smartphones.

As principais vantagens de contratar um serviço PABX Virtual são:

• Custo baixo de instalação: Como funciona totalmente de forma virtual, o custo de instalação é zero, basta apenas contratar o serviço, instalar e usar;
• Flexibilidade de uso: Por precisar apenas de internet, pode ser utilizado em qualquer lugar, inclusive em colaboradores que trabalham em home office;
• Diversos recursos: Gravação de chamadas; possibilidade de obter novos números; acompanhamento em tempo real; integração com CRM; Gerenciamento de filas de atendimento.

Com os pontos citados acima você pode reduzir significamente o valor da conta telefônica da sua empresa. 

Mas, sem dúvidas, a melhor solução é optar por serviços de tecnologia VoIP que, além da facilidade de ser adquirido, tem um custo bem menor se comparado às telefônicas atuais. Conheça os melhores serviços oferecidos pela ViaX.